La présente politique explique comment l’association MAATHIS traite les données personnelles des personnes qui utilisent ses services, qui la contactent, ou dont les données figurent dans sa base juridique et dans son annuaire. Elle s’applique au site www.maathis.com, à l’application app.maathis.com, à l’assistant accessible par WhatsApp et aux courriels que nous envoyons. Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD), à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et aux lois de protection des données des pays où le Service est proposé.
Nos engagements en bref.
Vos données sont hébergées sur des serveurs situés en France.
Maathis n’utilise ni vos questions ni vos documents pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
Les données de votre compte (nom, adresse électronique) ne sont jamais transmises aux fournisseurs de modèles d’IA.
Les documents de chaque Organisation sont cloisonnés : seuls ses membres autorisés y accèdent.
Nous ne vendons pas vos données et n’utilisons aucun traceur de publicité ciblée.
Vous exercez vos droits par simple courriel à contact@maathis.com.
1. Qui sommes-nous ?
Responsable de traitement. Association MAATHIS, association régie par la loi du 1er juillet 1901, SIREN 941 761 637, 22 ter boulevard Tzarewitch, 06000 Nice, France (« Maathis », « nous »).
Contact protection des données. contact@maathis.com, ou par courrier à l’adresse ci-dessus, avec la mention « Protection des données ».
Les termes commençant par une majuscule et non définis ici (Service, Utilisateur, Organisation, Client, Contenus de l’Utilisateur, Résultats) ont le sens donné par les conditions générales.
2. Notre rôle selon les données
Maathis n’a pas le même rôle pour toutes les données.
Maathis est responsable de traitement pour les données des comptes et des Organisations, la facturation, le support, la sécurité, la mesure d’audience, la prospection et la newsletter, la base juridique (textes, décisions, référentiel de personnes politiquement exposées) et l’annuaire de professionnels. La présente politique décrit ces traitements.
Maathis est sous-traitant du Client pour les données personnelles contenues dans les documents, dossiers, enregistrements et pièces que l’Organisation importe dans son espace de travail, et pour les criblages de personnes que le Client réalise. Le Client en est responsable de traitement ; c’est auprès de lui que les personnes concernées exercent leurs droits. Ces traitements sont régis par l’accord de traitement des données.
3. Les données que nous traitons
Nom, prénom, adresse électronique, mot de passe (sous forme chiffrée irréversible), identifiant Google si vous l’utilisez, langue, pays, profession, photo facultative
Vous
Nom de la structure, rôle, membres, invitations, Offre souscrite
Vous ou l’administrateur de votre Organisation
Numéro de téléphone, numéro WhatsApp lié au compte
Vous
Offre, montants, devise, moyen de paiement utilisé, références de transaction, reçus et factures, consentements donnés lors de l’achat. Nous ne recevons jamais les données complètes de carte bancaire.
Vous et nos prestataires de paiement
Recherches, questions posées à l’assistant et réponses, historiques, alertes de veille, documents consultés, Jetons consommés, préférences
Votre utilisation
Documents, pièces, enregistrements audio, notes et dossiers importés
Vous (Maathis sous-traitant, voir le DPA)
Adresse IP, type de navigateur et d’appareil, journaux de connexion et d’erreurs, appareils de confiance, empreinte technique d’inscription destinée à prévenir les abus
Votre terminal
Pages vues, clics, parcours et enregistrements de session dont les textes et les champs de saisie sont masqués
Votre terminal (voir la politique cookies)
Messages au support, demandes d’exercice des droits, demandes de retrait
Vous
Noms, fonctions, mentions figurant dans des textes officiels, des décisions de justice et des actes de nomination
Sources publiques
Nom, barreau, numéro d’inscription, ville, coordonnées professionnelles, photo et liens professionnels
Sources publiques, déclarations des professionnels
Nous ne vous demandons pas de données sensibles (origine, opinions, santé, religion, etc.). Ne les saisissez pas dans le Service sans nécessité.
4. Finalités, bases légales et durées de conservation
Exécution du contrat
Pendant la durée du compte ; suppression ou anonymisation après trois (3) ans sans connexion
Exécution du contrat
Historiques conservés tant que le compte existe ; éléments mis à la corbeille supprimés après trente (30) jours (conversations) ou un (1) an (recherches) ; pièces jointes à l’assistant : trente (30) jours ; alertes et notifications de veille : de quatre-vingt-dix (90) jours à un (1) an selon leur type
Exécution du contrat ; obligation légale
Pièces comptables : dix (10) ans ; preuve de l’acceptation des conditions et de la demande d’exécution immédiate : durée du contrat puis cinq (5) ans
Exécution du contrat ; intérêt légitime
Trois (3) ans à compter du dernier échange
Intérêt légitime ; obligation légale
Journaux d’événements et d’erreurs : quatre-vingt-dix (90) jours ; journaux de sécurité et d’accès : douze (12) mois ; sauvegardes : rotation sur quatorze (14) jours
Consentement pour les traceurs qui l’exigent ; intérêt légitime pour les statistiques agrégées
Voir la politique cookies ; événements d’audience : quatre-vingt-dix (90) jours dans nos systèmes
Exécution du contrat
Pendant la durée du compte
Intérêt légitime pour nos Utilisateurs (services analogues) ; consentement dans les autres cas
Jusqu’à votre désinscription, ou trois (3) ans après notre dernier contact
Intérêt légitime
Trois (3) ans après le dernier contact, sauf opposition
Intérêt légitime : accès au droit et information juridique
Tant que le document est publié, sous réserve des demandes de retrait ou de pseudonymisation
Intérêt légitime : permettre aux professionnels de remplir leurs obligations de vigilance
Tant que l’information reste pertinente au regard de cette finalité
Intérêt légitime : faciliter l’accès aux professionnels
Tant que le professionnel figure dans les sources publiques, sauf opposition
Obligation légale
Cinq (5) ans à compter de la réponse
Intérêt légitime
Durée de la prescription applicable
5. Intelligence artificielle
5.1 Ce que fait l’IA. Le Service utilise des systèmes d’intelligence artificielle pour : répondre à vos questions et produire des synthèses, analyses et comparaisons ; classer et réordonner les résultats de recherche ; traduire des documents ; lire les documents numérisés (reconnaissance de caractères) ; transcrire les enregistrements audio ; résumer les informations publiques relatives aux personnes politiquement exposées. Les Résultats générés par l’IA sont signalés comme tels.
5.2 Données transmises. Pour exécuter votre demande, nous transmettons au prestataire concerné le texte de votre question, les extraits de documents nécessaires à la réponse (issus de la base juridique ou des pièces de votre Organisation), le document ou l’enregistrement à lire, transcrire ou traduire. Nous ne transmettons pas les données de votre compte (nom, adresse électronique) avec ces requêtes. Évitez d’inclure dans vos questions des données personnelles qui ne sont pas nécessaires.
5.3 Prestataires et pays. Les modèles de langage que nous utilisons sont fournis par des prestataires situés dans l’Union européenne et en Chine. Les modèles de représentation sémantique des textes sont fournis par un prestataire situé aux États-Unis. La reconnaissance de caractères et la transcription audio sont réalisées par des prestataires situés dans l’Union européenne. Les garanties encadrant ces transferts sont décrites à l’article 8.
5.4 Pas d’entraînement sur vos contenus. Maathis n’utilise ni vos questions, ni vos Contenus de l’Utilisateur pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Les signaux d’usage agrégés (par exemple, les documents les plus consultés) servent uniquement à améliorer le classement des résultats.
5.5 Pas de décision automatisée. Aucun traitement ne produit de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative. Les résultats de criblage sont des indices soumis à l’appréciation humaine de l’Utilisateur.
6. Personnes dont les données figurent dans nos bases
6.1 Base juridique. Les textes officiels, actes de nomination et décisions de justice que nous publions peuvent mentionner des personnes physiques. Ils proviennent de sources publiques. Les décisions de justice peuvent contenir des informations relatives à des procédures ; nous les traitons dans le seul but de l’accès au droit. Toute personne peut demander la pseudonymisation ou le retrait d’un document la concernant au moyen du lien « Demander le retrait » présent sur chaque document, ou à contact@maathis.com. Toute tentative de réidentification de personnes pseudonymisées est interdite.
6.2 Personnes politiquement exposées. Nous constituons, à partir de textes officiels publics (décrets, arrêtés, actes de nomination), un référentiel de personnes exerçant ou ayant exercé des fonctions publiques importantes, ainsi que de leurs fonctions et liens mentionnés dans ces textes. Chaque information est rattachée à sa source. Ce référentiel permet aux professionnels soumis à des obligations de vigilance de vérifier l’exposition d’un client. Il ne comporte aucune notation de risque. Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition dans les conditions de l’article 10.
6.3 Annuaire de professionnels. L’annuaire « Trouver un avocat » est constitué à partir de sources publiques (tableaux et listes des ordres, actes officiels, sites publics) et des déclarations des professionnels. Les coordonnées ne sont visibles que des Utilisateurs connectés, sauf lorsque le professionnel a réclamé sa fiche et choisi de les rendre publiques. Le professionnel peut réclamer sa fiche, la corriger, masquer ses coordonnées ou s’opposer à sa publication en écrivant à contact@maathis.com. Nous pouvons adresser aux professionnels référencés des messages en rapport avec leur activité ; chaque message comporte un lien de désinscription.
7. Destinataires
7.1 En interne. Seuls les membres habilités de Maathis accèdent à vos données, dans la limite de leurs fonctions, et sont tenus à la confidentialité.
7.2 Au sein de votre Organisation. Les membres de votre Organisation accèdent aux contenus partagés dans l’espace commun, selon les rôles définis par son administrateur.
7.3 Prestataires. Nous faisons appel à des prestataires techniques qui traitent des données pour notre compte, sur nos instructions et sous obligation de confidentialité :
France
France
Union européenne, États-Unis
Irlande
Union européenne, Chine
États-Unis
Union européenne
Union européenne
France, Union européenne, États-Unis
Union européenne, États-Unis
Union européenne, États-Unis
Royaume-Uni, pays de l’opérateur mobile
Union européenne, États-Unis
Union européenne, États-Unis
États-Unis
7.4 Prestataires de paiement et services tiers. Les prestataires de paiement, les opérateurs de monnaie électronique, WhatsApp et Google traitent aussi certaines données pour leur propre compte, selon leurs propres politiques, notamment pour la lutte contre la fraude et le respect de leurs obligations légales.
7.5 Autorités. Nous pouvons communiquer des données aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.
7.6 Pas de vente. Nous ne vendons pas vos données et ne les louons pas.
8. Transferts hors de l’Union européenne et de votre pays
8.1 Hébergement. Les données de l’application et les fichiers sont hébergés en France.
8.2 Transferts depuis l’Union européenne. Certains prestataires traitent des données hors de l’Union européenne (voir l’article 7.3). Ces transferts sont encadrés :
vers le Royaume-Uni, par la décision d’adéquation de la Commission européenne ;
vers les États-Unis, par le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, ou à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
vers la Chine, qui ne bénéficie d’aucune décision d’adéquation, dans le respect du chapitre V du RGPD, en limitant strictement les données transmises au texte nécessaire à l’exécution de la requête, sans votre nom, votre adresse électronique ni aucune autre donnée de votre compte ;
vers le pays de l’opérateur de monnaie électronique que vous choisissez, lorsque le transfert est nécessaire à l’exécution du paiement que vous demandez.
Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à contact@maathis.com.
8.3 Transferts depuis votre pays. Si vous résidez hors de l’Union européenne, l’utilisation du Service implique le transfert de vos données vers la France, où elles sont hébergées et où Maathis est établie. Plusieurs lois nationales encadrent ces transferts (autorisation ou information préalable de l’autorité, niveau de protection adéquat). Maathis applique le RGPD à l’ensemble des données qu’elle traite et coopère avec les autorités de protection des données compétentes. Lorsque votre Organisation importe des données de tiers, il lui appartient, en qualité de responsable de traitement, d’accomplir les formalités prévues par sa loi nationale.
9. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment :
le chiffrement des échanges entre votre navigateur et nos serveurs, avec une politique de transport strict ;
le stockage des mots de passe sous forme hachée et leur contrôle contre les listes de mots de passe compromis, sans transmission du mot de passe ;
l’authentification à deux facteurs, proposée à tous les Utilisateurs, et une nouvelle authentification pour les actions sensibles ;
l’expiration des sessions après une période d’inactivité et la révocation des sessions à la déconnexion ou au changement de mot de passe ;
le cloisonnement des données par Organisation et l’accès aux fichiers par des liens temporaires de courte durée ;
le contrôle des accès internes par rôles et permissions, et la journalisation des actions d’administration ;
des sauvegardes quotidiennes et des mises à jour de sécurité régulières.
En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions l’autorité de contrôle compétente et, lorsque la loi l’exige, les personnes concernées.
10. Vos droits
10.1 Vos droits. Dans les conditions prévues par la loi, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition (y compris, à tout moment et sans motif, à la prospection), de portabilité, et du droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
10.2 Comment les exercer. Écrivez à contact@maathis.com depuis l’adresse de votre compte, ou en précisant votre identité. Nous pouvons vous demander un justificatif en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d’un (1) mois, prolongeable de deux (2) mois en cas de demande complexe, auquel cas nous vous en informons.
10.3 Outils en libre-service. Depuis votre compte, vous pouvez modifier vos informations, gérer vos préférences de courriel, exporter votre historique (recherches, conversations, consultations) et supprimer des éléments de votre historique. Chaque courriel de newsletter ou de prospection comporte un lien de désinscription.
10.4 Réclamation. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), en France, ou auprès de l’autorité de protection des données de votre pays de résidence (voir l’annexe). Nous vous invitons à nous contacter d’abord, afin de trouver une solution.
11. Cookies et traceurs
Le site et l’application utilisent des cookies et traceurs. Leur fonctionnement, leurs durées et la manière de les gérer sont décrits dans la politique cookies.
12. Mineurs
Le Service est destiné aux professionnels et aux personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.
13. Modifications
Nous pouvons modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution du Service ou de la loi. La version applicable est celle publiée sur cette page, avec sa date d’entrée en vigueur. En cas de modification substantielle, nous vous en informons par courriel ou dans le Service.
Annexe : autorités de protection des données
La liste ci-dessous indique, pour les principaux pays où le Service est proposé, le texte applicable et l’autorité compétente lorsqu’elle est en place.
Règlement (UE) 2016/679 ; loi n° 78-17 du 6 janvier 1978
Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
Loi n° 2024/017 du 23 décembre 2024
Autorité de protection des données personnelles prévue par la loi
Loi n° 2013-450 du 19 juin 2013
Autorité de régulation des télécommunications/TIC de Côte d’Ivoire (ARTCI)
Loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008
Commission de protection des données personnelles (CDP)
Loi n° 2017-20 portant Code du numérique, livre V
Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP)
Loi n° 001/2011 du 25 septembre 2011, modifiée par la loi n° 025/2023
Autorité de protection des données personnelles et de la vie privée (APDPVP)
Loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019
Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP)
Loi n° 001-2021 du 30 mars 2021
Commission de l’informatique et des libertés (CIL)
Loi n° 2022-59 du 16 décembre 2022
Haute autorité de protection des données à caractère personnel (HAPDP)
Loi n° 29-2019 du 10 octobre 2019
Commission prévue par la loi
Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique
Autorité de protection des données prévue par le Code
Loi L/2016/037/AN du 28 juillet 2016
Autorité prévue par la loi